Privacy Policy

When you use our platform, we process the following personal data:

• Account data: name and email address provided via Google OAuth during sign-in
• Form submissions: data you enter in compliance requirement forms
• Uploaded files: evidence documents you upload to the platform
• Technical data: IP address, browser type, and access timestamps in server logs
• Factuurgegevens: als u bestelt, de naam en het adres van de organisatie die de factuur krijgt, haar btw-nummer, het e-mailadres waar de factuur naartoe gaat en, als u die opgeeft, een tweede adres voor een kopie en uw inkoopordernummer. Het btw-nummer controleren wij in het VIES-register van de EU.
• Referral requests: if you ask for support through the form on /hilfe, we store what you tell us (topic, email address, and optionally name, company, sector, size, what prompted it, your timeframe and your description), the page you opened the form from, and the page you visited before that (referrer). We pass your request to a specialist firm only if you explicitly agreed in the form, and we record when that consent was given. From the moment it is passed on, the firm is its own controller. If an engagement results, the firm pays us a referral fee. You can withdraw your consent at any time.

We process your data for the following purposes:

• Providing the NIS2 compliance platform (Art. 6(1)(b) GDPR - performance of a contract)
• Afhandeling van bestellingen, facturen en opzeggingen (art. 6, lid 1, onder b, GDPR) en bewaring van facturen zolang het belastingrecht dat eist (art. 6, lid 1, onder c, GDPR)
• User authentication and account management (Art. 6(1)(b) GDPR)
• Ensuring the security and integrity of our platform (Art. 6(1)(f) GDPR - legitimate interest)
• Begeleiding van klanten en geïnteresseerden in ons verkoopsysteem, zodat wij u over ons aanbod kunnen adviseren en verzoeken kunnen opvolgen (art. 6, lid 1, onder f, GDPR, gerechtvaardigd belang). U kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking.
• Compliance with legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR)

Wij gebruiken de volgende derde partijen om het platform te beheren en voor onze verkoop:

• Google (OAuth): authenticatie, verwerkt uw naam en e-mailadres voor het inloggen
• Amazon Web Services (S3): bestandsopslag, slaat door u geüploade bewijsdocumenten op
• Resend: transactionele e-mail, levert notificatie- en uitnodigings-e-mails
• Close (Elastic Inc., Jackson, Wyoming, VS): ons verkoopsysteem (CRM). Voor geverifieerde accounts verwerkt het uw naam en e-mailadres, gegevens over uw account en gebruik (zoals registratie, laatste aanmelding, voortgang in de cursus, voortgang bij de invoering van NIS 2, uw abonnement en of wij u e-mail mogen sturen) en gegevens over uw bedrijf (zoals naam, sector, aantal medewerkers, land). De doorgifte naar de VS gebeurt op basis van de EU-standaardcontractbepalingen. Wordt uw account verwijderd, dan verwijderen wij ook uw contact in Close.
• Qonto (Parijs, Frankrijk): onze zakelijke rekening en facturatie. Als u bestelt, ontvangt Qonto de factuurgegevens en maakt het de facturen en creditnota's op en bewaart ze.

We use Umami for website analytics. Umami is self-hosted on our own infrastructure. It does not collect personal data, does not use cookies, and does not track individual users. All data is aggregated and anonymous. No consent is required for this type of analytics.

Separately: if you sign up through a link that carries campaign tags (parameters starting with utm_, for example from an ad), we store those tags with your account, so we can see which ad or link an account came from. Nothing else from the link, such as click IDs, is stored. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR, our legitimate interest in measuring what our advertising does.

This website only uses technically necessary cookies:

• Session cookie (NextAuth): required for authentication - expires when you sign out or after the session timeout
• Locale cookie (next-intl): stores your language preference (EN/DE)

We do not use tracking cookies, advertising cookies, or any third-party cookies. No cookie consent banner is needed because only technically necessary cookies are set.

You have the following rights regarding your personal data:

• Right of access (Art. 15): request information about what data we store
• Right to rectification (Art. 16): correct inaccurate data
• Right to erasure (Art. 17): request deletion of your data
• Right to restriction (Art. 18): restrict processing of your data
• Right to data portability (Art. 20): receive your data in a machine-readable format
• Right to object (Art. 21): object to processing based on legitimate interest

To exercise any of these rights, contact us at contact@nisd2.eu.

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. The competent authority for Köln is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

https://www.ldi.nrw.de

Your data is stored as long as your account is active and necessary for the purposes described above. Compliance data (form submissions, evidence, audit trail) is retained for the legally required period. When you delete your account, personal data is removed. Anonymized audit trail entries may be retained.

Facturen en creditnota's, met de factuurgegevens erop, bewaren wij ten minste acht jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn uitgereikt, en langer zolang een belastingaanslag waarvoor ze van belang zijn nog openstaat (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 und 4 AO). Het verwijderen van uw account verwijdert ze niet (art. 17, lid 3, onder b, GDPR). Qonto bewaart ze even lang.

When your account is deleted, we email you a confirmation of what was deleted, sent through our email provider Resend (Art. 12(3) GDPR). We keep a record of the erasure (name, email address, organization, case reference and what was deleted) to show that we honoured the request (Art. 5(2) GDPR). The email address is removed from it after three years.